Digitaler Posteingang für Unternehmen

Mit einem digitalen Posteingang erhalten Sie Ihre Geschäftspost elektronisch, ohne jeden Brief selbst öffnen, sortieren und scannen zu müssen. Scanning Center übernimmt die professionelle Digitalisierung eingehender Briefpost und unterstützt Sie bei der elektronischen Verteilung und Weiterverarbeitung.

Ob KMU oder grössere Organisation: Unser digitaler Postservice wird individuell auf Ihre bestehenden Arbeitsabläufe abgestimmt. So können Sie interne Postprozesse vereinfachen, Ressourcen freisetzen und administrative Arbeiten reduzieren.

Scanning Center AG in Dietlikon bei Zürich – Ihr Schweizer Partner für digitale Postverarbeitung.

Posteingang digitalisieren

Die tägliche Verarbeitung eingehender Briefpost kostet Zeit und bindet personelle Ressourcen. Briefe müssen entgegengenommen, geöffnet, sortiert, verteilt und anschliessend abgelegt werden.

Mit unserem digitalen Posteingang können Sie diese Arbeitsschritte ganz oder teilweise auslagern.

Mögliche Leistungen:

• Entgegennahme und Verarbeitung eingehender Briefpost
• Öffnen und Sortieren von Sendungen
• Professionelles Scannen von Briefen und Dokumenten
• Zuordnung zu Mitarbeitenden oder Abteilungen
• Elektronische Bereitstellung der Geschäftspost
• Strukturierte digitale Ablage
• Individuelle Bearbeitung von Sonderfällen

Welche Aufgaben Scanning Center übernimmt, bestimmen wir gemeinsam anhand Ihrer Anforderungen.

So funktioniert der digitale Posteingang

Unser Posteingangsservice wird auf Ihre bestehenden Geschäftsprozesse abgestimmt.

Der Ablauf in fünf Schritten:

1. Beratung: Wir analysieren Ihre bisherige Postverarbeitung.
2. Posteingang: Die Briefpost wird über den vereinbarten Zustellweg zur Verarbeitung bereitgestellt.
3. Vorbereitung: Briefe werden nach definierten Vorgaben geöffnet und sortiert.
4. Digitalisierung: Die Dokumente werden professionell gescannt und geprüft.
5. Bereitstellung: Ihre digitale Post wird zur internen Verarbeitung oder Archivierung bereitgestellt.

Sonderfälle und der Umgang mit physischen Originalen werden im Voraus vereinbart.

Digitale Postverteilung

Nach dem Scannen lassen sich eingehende Dokumente elektronisch an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeben.

Abhängig von Ihren technischen Möglichkeiten können geeignete Ablagestrukturen, digitale Postfächer oder Schnittstellen zu bestehenden Geschäftssystemen eingesetzt werden.

Dadurch reduzieren sich interne Transportwege und Mitarbeitende können auch an unterschiedlichen Standorten effizient zusammenarbeiten.

Individuelle Postverarbeitung

Jedes Unternehmen organisiert seine Post unterschiedlich. Deshalb setzt Scanning Center auf modular aufgebaute Dienstleistungen, die sich an Ihre Arbeitsprozesse anpassen lassen.

Wir berücksichtigen unter anderem:

• Postvolumen und Sendungsarten
• Gewünschte Sortierung und Zuordnung
• Vertrauliche und besonders schützenswerte Dokumente
• Verarbeitungsfristen
• Bestehende IT-Systeme und elektronische Ablagen
• Anforderungen an Originaldokumente
• Erweiterungsmöglichkeiten und Kosten

So entsteht eine passende Lösung für Ihren digitalen Posteingang.

OCR und Datenextraktion

Eingehende Geschäftspost enthält häufig Informationen, die für weitere Arbeitsprozesse benötigt werden.

Mit OCR-Texterkennung lassen sich geeignete Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln.

Über unser Data Capturing und die manuelle Datenerfassung können bei Bedarf Rechnungsnummern, Adressen, Beträge und weitere Informationen extrahiert und für die Weiterverarbeitung vorbereitet werden.

Auch handschriftliche Angaben können bei Bedarf manuell erfasst werden.

Geschäftspost digital archivieren

Digitalisierte Briefe können entsprechend Ihren Anforderungen strukturiert abgelegt und in geeignete Dokumentenmanagementsysteme übernommen werden.

Scanning Center unterstützt Sie bei Bedarf mit unabhängiger Beratung zur digitalen Archivierung.

Dabei berücksichtigen wir unter anderem Datenschutz, Zugriffsberechtigungen und Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten.

Vorteile des digitalen Posteingangs

Ein professionell organisierter digitaler Posteingang bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessoptimierung.

Ihre Vorteile:

• Zeitersparnis: Weniger Aufwand für manuelle Postbearbeitung
• Schnellere Verteilung: Elektronische Weiterleitung von Dokumenten
• Standortunabhängiger Zugriff: Digitale Bereitstellung für berechtigte Mitarbeitende
• Weniger Transportwege: Reduzierte interne Postverteilung
• Bessere Organisation: Strukturierte Zuordnung und Ablage
• Flexible Prozesse: Anpassung an individuelle Anforderungen
• Kostenoptimierung: Reduzierung wiederkehrender administrativer Tätigkeiten

Der tatsächliche Nutzen hängt vom bisherigen Postvolumen und den gewählten Leistungen ab.

Posteingang und Briefversand kombinieren

Neben dem digitalen Posteingang bietet Scanning Center auch Lösungen für den Versand physischer Briefe aus elektronischen Dateien.

Mit unserem digitalen Briefversand können Sie Briefe elektronisch bereitstellen und nach vereinbarten Vorgaben drucken, kuvertieren und postalisch versenden lassen.

So lassen sich Posteingang und Postausgang sinnvoll miteinander verbinden.

Digitaler Posteingang in der Schweiz

Scanning Center AG mit Standort in Dietlikon bei Zürich unterstützt Schweizer Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Postverarbeitung.

Ob kleines Postvolumen oder umfangreiche tägliche Geschäftspost: Wir prüfen Ihre Anforderungen und entwickeln ein geeignetes Verarbeitungskonzept.

Unser Ziel ist eine wirtschaftliche und zuverlässige Digitalisierung, die Ihre bestehenden Arbeitsabläufe sinnvoll ergänzt.

Jetzt digitalen Posteingang anfragen

Sie möchten Ihre Briefpost digitalisieren lassen und Ihre interne Postverarbeitung vereinfachen?

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose und unverbindliche Offerte. Gemeinsam besprechen wir die möglichen Verarbeitungsschritte, Zusatzleistungen und die nächsten Schritte.

Scanning Center AG – Dietlikon bei Zürich

Telefon: 044 430 07 04

Telefonisch erreichbar: 08:30–16:30 Uhr

E-Mail: info@scanningcenter.ch